Excel: Configuración - Precisión

CUESTIÓN DE PRECISIÓN

Vamos a entender aquí la Precisión como la cantidad de dígitos de una cantidad, especialmente decimales. Es decir: Si yo mido una distancia como: 1.500 metros será mucho menos precisa que decir 1.423,6234 metros. 

En el caso del Excel, la precisión es importante. Imaginaos que tenéis una tabla con un montón de líneas del tipo:

Lo primero que se nos ocurrirá será darles formato, por lo que seleccionaremos el rango y buscaremos la opción adecuada con el botón derecho (Estoy trabajando con Excel 2013, pero vale para todos):

Ahora las celdas visualizarán las cifras en el formato escogido. Pero OJO, el contenido sigue siendo el mismo, con la precisión que le hemos introducido.

Vamos a ver en una columna las celdas tal y como las visualizamos y en otra cuál es su contenido real.

Vemos que en la suma hay una diferencia a partir del segundo decimal. Esto quiere decir que en operaciones largas, con muchas líneas, la diferencia puede ser notable. Si en algún caso estos coeficientes se multiplican por algo (euros, por ejemplo) el efecto sobre el resultado final será importante.

Lo que está pasando es que UNA COSA ES CÓMO VEMOS EL CONTENIDO DE LAS CELDAS Y OTRA LO QUE REALMENTE CONTIENEN. Ojo.

Esto puede llevar a situaciones indeseables. Por ejemplo, imaginaos una administración en la que el departamento de ingeniería o el de informática presenta un proyecto denso calculado sobre Excel. Pero resulta que en el departamento de contratación la persona que ha de supervisarlo “No se aclara con el Excel” e introduce y repasa todas las cantidades con la calculadora. No es broma, esto pasa en nuestra administración en el siglo XXI, palabra. Resultado: Nos devuelve todo el proyecto porque no concuerdan las cantidades, dado que la precisión no es la misma. ¡Y lleva razón!

¿Cuál es la solución a esto? Pues deberíamos, antes que nada, haber verificado si estamos trabajando con la RESOLUCIÓN DE PANTALLA. ¿Qué es esto? Pues que los decimales con los que calcula Excel sean los mismos que los que nosotros estamos viendo en el formato.

Para ello nos vamos a Archivo/Configuración/Avanzada y observad que esto es un atributo solamente para este libro, con lo que si abrimos un libro nuevo tenemos que estar al tanto, a no ser que lo modifiquemos en la plantilla. También nos avisa de que se perderán las precisiones permanentemente, por lo que lo mejor es acostumbrarse a configurar tal precisión al empezar a trabajar y así no tendremos sorpresas.

Con más detalle: Marcaremos "Establecer Precisión de pantalla"

Fijaros ahora que el valor de ambas columnas es igual, puesto que el contenido es igual que lo que vemos.

Con esto he querido plantear antes de empezar con más artículos un tema muy del día a día, y que origina muchas perplejidades en aquellos compañeros que no están duchos en estas cosas.

Incluso mucha gente que usa Excel habitualmente no sabe esto. También se puede solucionar mediante funciones matemáticas como redondeo, truncar, etc., pero es mucho más laborioso

Evidentemente, lo mejor sería que toda la casa se pusiera de acuerdo para usar las hojas de cálculo con la misma configuración de salida, y en formal al personal adecuadamente. Mis prédicas han sido vanas en este desierto. Y es que la modernización de las administraciones no empieza por comprar ordenadores, sino por organizar el trabajo y a sus participantes.

Espero que os parezca útil y hasta un nuevo artículo.