Excel: Presentación: La estética es práctica

Hola. volvemos con otra entrada eminentemente práctica que espero que os sea muy útil:

He visto muchas hojas de cálculo conteniendo mucho esfuerzo y horas de trabajo, y datos valiosos, cuya lectura es muy difícil y cuyo manejo y actualización hasta peligroso, pues se machacan celdas que contienen cálculos, datos anteriores, etc.

En Excel siempre recomiendo que se utilicen unos códigos de estética, que servirán para que tanto nosotros cuando queramos retomar este hoja u otros compañeros que tengan que usarla sepan qué poner y dónde.

Por ejemplo: Imaginemos que tenemos una hoja de seguimiento de valores, con capitales propios de cualquier compañero funcionario azotado por los recortes:

En esta hoja, hay dos tipos de datos: Los variables, que tendremos que introducir, y los dependientes que serán función de los anteriores.

Fijaros que en este sencillo ejemplo tenemos las columnas de fecha, que será la correspondiente al estado del valor, y el valor de la participación, que es la que nos da el fondo de inversión. Como estos datos los actualizamos más frecuentemente, hemos creado para ellos un fondo azul claro para que se distinga que es ahí donde hay que trabajar. Tampoco es casual el hecho de que estén los primeros por la izquierda, así se evita desplazamientos y búsquedas innecesarias por la página.

Tenemos otros datos que se actualizan de tarde en tarde, que será el valor actualizado de lo que tenemos invertido y el número de participaciones que nos corresponden. Por ello, la tonalidad es distinta. Está claro que esto es un ejemplo, puesto que estos datos pueden no tener que estar en cada línea. O sí, depende si queremos tener constancia histórica para cada día. Cuestión de análisis.

Las siguientes columnas están sobre fondo gris. ¿Por qué? Porque son dependientes de las anteriores, y sobre ellas no hay que escribir. Está claro que las podíamos proteger, pero a veces no nos interesa por diversas razones.

¿Cuál sería el funcionamiento de la hoja?

Imaginemos que tenemos para apuntar en ella, de vez en cuando, las cotizaciones a las fechas que se nos indiquen.

Si en las opciones avanzadas de Excel pinchamos en “Mostrar fórmulas en celdas…”

Podremos ver las fórmulas que nos dan el resultado de las celdas dependientes que hemos visto antes:

Veréis que hemos añadido unas cuantas líneas por abajo para ir metiendo datos…

Ahora por el mismo método desmarcamos la opción correspondiente y vemos la hoja resultante:

No tenemos más que introducir los nuevos datos y seleccionar y bajar las celdas dependientes. Esto se puede hacer para una o para varias líneas. Obviamente, hay procedimientos más bonitos, pero los veremos más adelante si os interesa para no hacer esto inacabable.

Fijaos en que para hacernos más fácil el paso de ver fórmulas o datos podemos poner unos botones que nos disparen las correspondientes macros de forma que, pinchando en cada uno, podemos cambiar la visión de nuestra hoja fácilmente.

¿A que mola, eh? Eso del Excel es un vicio, ya iréis viendo.

En próximas entradas lo trataremos. Espero que os haya parecido interesante el tema y no olvidéis el grupo de Facebook: Excel Para Funcionarios al que estáis invitados a uniros para tener mayor interactividad. Obviamente, vuestras colaboraciones serán valiosas y valoradas.